1、要有写信人email地址、收信人email地址、抄送收信人email地址、密送收信人email地址。称呼、开头、正文、结尾句。礼貌结束语，写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。
2、其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，为名词或动名词短语;称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 dear title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用dear 全名，如邮件为一封通函，则用dearall作为邮件称呼。
3、正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。