随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策性质的了解和指导，由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对工程档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习，监理档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写，工程的名称前后不相吻合，施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的，请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。 
工程监理档案在缩短工期，降低工程造价，解决疑难问题，推广新技术，提高生产率等方面都发挥了很大的作用。利用监理档案能够在时间和经济效益上得到极好效果，提高工程监理质量离不开档案，监理档案是提高工作服务质量的参谋和助手。根据体系文件资料、技术文件资料、深圳工程监理单位项目文件资料达到监理人员在工作中用标准说话，用数据说话。同时，工程项目验收和使用维护都要靠检验凭证、质量记录作为依据。只有真实记录，提高工程监理档案资料管理的硬件水平，才能使监理档案资料在提高工程监理的服务中，发挥出更大的作用，建筑产品不同于其它工业产品，工程竣工后，不可直观，具有隐蔽性，不可逆性，只能在掩盖前，搞好隐蔽工程验收记录，确保完整齐全，作为以后评定工程质量及处置各种纠纷的依据。
提高业务素质和科学知识，不断提高档案人员的科学管理水平，特别是对于大型基本建设项目的监理技术档案更要责任到人，奖惩分明。因为大型基本建设项目的新建、改建和技术改造是一项庞大的工程，由于工期跨度长，涉及面广，管理难度较大。但是大型项目的地位又确立了管理的高标准、严要求。基本建设工程项目档案资料管理是项目管理工作的一个重要部分，文件收集、积累和完整、准确情况不仅关系到工程项目的正常开展，同时也将对日后工程建设、生产管理、工程维护和改建、扩建起着举足轻重和作用。因此深圳工程监理单位不仅对工程的质量、进度、投资、合同进行监理，同时必须负责监督、检查建设项目文件收集、积累的完整、准确情况，督促整理各种技术档案；监理工程师必须对竣工文件进行审核，就文件的完整、准确、字迹书写提交专项报告，移交档案部门。
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